Overleg op kantoor

Als corona ons iets geleerd heeft, dan is het wel dat we met z’n allen prima thuis kunnen werken. We werden gedwongen om dat te doen en eigenlijk ging dat best goed. Maar we missen onze collega’s wel. We hebben ze nodig. Voor het sociale gevoel, voor het creatieve proces, maar ook om onszelf het gevoel te geven dat we ergens bij horen. We willen ons ergens aan kunnen meten.

Thuiswerken

Enerzijds geven we aan dat we graag thuis willen werken, want dan zijn we meer op ons gemak, flexibeler en een stuk productiever. We passen werk naadloos in in ons privéleven en dat gaat eigenlijk prima. Anderzijds missen we ook collega’s. Voor het praatje bij de koffieautomaat of voor dat creatieve proces. Andere mensen stimuleren ons om dingen te doen, maar ook om andere inzichten te verkrijgen.

We hebben een werkomgeving nodig.  Mensen die bij andere mensen werken geven aan dat hun werk betekenis krijgt, stellen Gretchen Spreitzer, Peter Bacevice, and Lyndon Garrett in de Harvard Business Review ‘Why People Thrive in Coworking Spaces’.  ‘Mensen voelen dat ze ergens bij horen als ze op kantoor zitten. En als mens willen we graag ergens bij horen.’

En dat gegeven maakt het dat werkgevers aan de slag moeten met hun kantoren. Mensen willen naar kantoor, maar ook graag thuiswerken. Waar ligt die balans en hoe kunnen werkgevers daarop inspringen?

Beste van twee werelden

‘We moeten evolueren naar een gebalanceerde en hybride benadering. Medewerkers hebben nu een voorproefje gekregen van de voordelen van thuiswerken en zijn tot de conclusie gekomen dat bepaalde activiteiten beter van thuis uit te voeren zijn’, stelt onderzoeksbureau Leesman. Leesman legt in zijn eigen index de relatie tussen de werkomgeving en productiviteit, welbevinden en trots van medewerkers. ‘We willen het beste van de twee werelden. Hoewel medewerkers sommige activiteiten productiever thuis uitvoeren, zijn er andere activiteiten die men liever of beter op kantoor uitoefent.’

Het kantoor blijft dus een belangrijke rol spelen in het post-corona tijdperk. Maar het kantoor gaat wel een andere rol vervullen. Het wordt een plek waar collega’s elkaar ontmoeten. Waar overleg plaatsvindt, waar men brainstormt, waar creativiteit naar boven komt. Als werkgever wil je daar de werkplek op aanpassen, maar wat hebben werknemers nodig?

thuiswerken achter laptop

Activity Based Working

Werknemers hebben andere behoeftes dan voorheen. Ze werken daar waar ze het beste kunnen werken voor de taak waar ze mee bezig zijn. Dit noemen we Activity Based Working (ABW). Moderne kantoren moeten daarop inspelen. Belangrijk is dat werkgevers vragen ook waar hun werknemers behoefte aan hebben. ‘We kennen al de customer experience. Werkgevers moeten nu ook de perfecte employee experience creëren door drie belangrijke voordelen te creëren: snelheid, personalisering en gemak’, stelt Steven Van Belleghem – Keynote speaker. Dat vraagt creativiteit van een werkgever. De werkplekken die er nu zijn, moeten anders ingericht worden.

Aan wat moet de (ver)nieuwe werkplek dan voldoen op vlak van ICT en inrichting om het hybride werken en de employee experience optimaal te ondersteunen en bevorderen?

Groep mensen overleggen staand en zittend

Een werkplek moet nu meer dan ooit creativiteit, interactie en verbondenheid stimuleren.

Organisaties moeten een plek creëren waar elke soort van activiteit een plaats krijgt, stelt Facilicom in hun whitepaper ‘De werkplek van Morgen’. Van een cubicle tot een hoogtechnologische brainstorm ruimte. Bovendien zal het bedrijfsrestaurant een heel andere invulling krijgen. We gaan van grootkeukenmaaltijden naar een foudcourt waar ontmoeten, samenwerken, ontspannen en lekker eten samenkomen. Het wordt een extra troef van een kantoor.’

Om dat te realiseren is het belangrijk te weten wat voor thuissituatie een werknemer heeft. Wat maakt het dat hij of zij graag thuiswerkt en hoe kun je als kantoor daarop inspelen?  Want juist als je dat in balans brengt zijn je werknemers het meest productief, aldus Leesman.

Leesman vergeleek in 2017 de data van 11.366 respondenten werkzaam in een ABW-omgeving met die van een controlegroep van 23.546 niet-ABW-werknemers. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat ABW-werkomgevingen tot aanzienlijke prestatieverbeteringen leiden, maar dat dit alleen geldt voor werknemers die hun gedrag aan de nieuwe werkomgeving aanpassen.

Hoe complexer het activiteitenprofiel van een werknemer is, hoe beter het is dat deze gebruik maakt van verschillende plekken. Medewerkers die in een ABW-omgeving op een ABW-manier werken, zijn tevredener over hun werk en geven vaker aan dat de werkomgeving hen in staat stelt om productief te werken. De aanpassing van het gedrag in ABW-ruimtes bleek in 2017 nog erg laag. Door de coronacrisis lijkt deze gedragsverandering er nu wel zijn. Kortom, de tijd voor Activity Based Working is nu wel gekomen.

Bekijk hoe wij dit soort trajecten aanpakken