Nieuw inzicht in kantoorfunctie
‘Never waist a good crisis’, het zijn beroemde woorden van Winston Churchill over de oprichting van de Verenigde Naties na de Tweede Wereldoorlog. Wat de Britse staatsman wilde aangeven is dat we na een crisis vaak veranderingen doorvoeren. Tijdens een crisis worden we vaak vindingrijk en zien we mogelijkheden die we anders laten liggen. De coronacrisis is daar niet anders in. Zeker op het gebied van werken hebben we nieuwe inzichten verkregen. Door de coronacrisis zijn we heel anders naar onze manier van werken, thuiswerken en de functie van kantoren gaan kijken. We zijn noodgedwongen thuis gaan werken en dat bevalt best goed, zo blijkt. Zo goed zelfs dat we ons zijn gaan afvragen of we wel massaal terug naar kantoor moeten.
Productieve combinatie
Thuis en op kantoor werken blijkt een goede combinatie. Sterker nog, uit recent onderzoek is gebleken dat werknemers verwachten thuis efficiënter te kunnen werken dan op kantoor. Uit recent onderzoek van Leesman (2020) blijkt dat zelfs 77,5 procent van de werknemers vindt dat ze vanuit huis productief kunnen werken. Opvallend, want slechts 62,8 procent van de werknemers geeft aan dit in een kantooromgeving te kunnen. Ook in onderzoek van werkgeversvereniging AWVN wordt aangetoond dat een meerderheid van de werknemers het liefst 2 dagen thuis wil werken.
Andere werkpatronen
Fikse cijfers die ook gevolgen gaan hebben voor de inrichting van kantoren. Zijn al die werkplekken nog wel nodig? Wat wordt de functie van een kantoor straks als de coronacrisis voorbij is? Is een kantoor nog wel nodig, of moeten we naar andere vormen kijken?
Rianne Appel-Meulenbroek, universitair hoofddocent Bedrijfsvastgoed en Werkomgevingen aan de TU Eindhoven zegt in een interview met de AWVN: ‘Het ligt eraan hoe lang het allemaal duurt. Worstelen we nog jarenlang met het virus, dan ontstaan onherroepelijk andere patronen.’
Onderdeel daarvan is zonder twijfel het recht op (gedeeltelijk) thuiswerken. ‘Een werkgever die dat afwijst – het wordt niet meer gepikt. En variabele werktijden worden waarschijnlijk ook normaal. Wat later of juist eerder beginnen bijvoorbeeld, om de files te vermijden. Ik zou dat ook zeker aanmoedigen.’
Hybride kantoren
Het kantoor zelf ziet ze echter niet snel verdwijnen, maar ook niet in de huidige vorm terugkeren. Traditionele kantoren of kantoortuinen keren niet terug. ‘Zet in op hybride kantoren’, stelt Appel. ‘Het kantoor moet een plek worden waar gewoon (geconcentreerd) gewerkt kan worden, maar waar ook collega’s overleggen en elkaar ontmoeten. Dat laatste is met name belangrijk voor het ‘mentorschap’. Appel: ‘Nieuwe medewerkers moeten eerst even de kunst afkijken. Hoe nemen jullie hier de telefoon op? Bij wie moet ik zijn met dit probleem? Dat vereist nauw contact met oude rotten aan wie nieuwelingen zich kunnen spiegelen.’
‘Managers moeten goed kijken naar de werkstructuren van hun werknemers’, zegt Julia Austin, hoofddocent bedrijfswetenschappen en management aan de Harvard Business School in een artikel over werkplekken na de coronacrisis. ‘Enerzijds zal er de sociale behoefte zijn om terug te keren naar kantoor, anderzijds zal de behoefte aan de vrijheden en flexibiliteit die je hebt met online werken ook blijven. Managers moeten daarop inspelen door hun werkstructuren anders in te richten.’
Kortom, het kantoor krijgt een andere rol. Dat mag duidelijk zijn. Het wordt een plek waar mensen elkaar ontmoeten, waar niet iedereen altijd aanwezig is, waar veel wordt overlegd waar veel wordt samengewerkt, om vervolgens thuis productief te kunnen werken.
Kantoor wordt centrale hub
Bij DPG Media, een van de grootste uitgeverijen van ons land bouwen ze momenteel een nieuw hoofdkantoor in Amsterdam. Erik Roddenhof, CEO DPG Media: ‘In deze tijd hoort een kantoorgebouw onze collega’s te inspireren en hen te ondersteunen om creatiever te kunnen werken. Het open karakter van Mediavaert, zoals het nieuwe hoofdkantoor heet, stimuleert innovatie in onze organisatie. Het wordt dé plek waar werknemers elkaar ontmoeten en samenwerken en wordt daarmee een centrale hub voor al onze collega’s die door heel Nederland werken.’
Ook bij Afas krijgt het kantoor een soortgelijke rol. ‘Ons nieuwe hoofdgebouw is veel meer dan een omhulsel van beton met werkplekken en vergaderlocaties’, vertelt Arnold Mars, CFO van Afas, in een interview met KPN. ‘Het is straks ons clubhuis waar collega’s elkaar ontmoeten om elkaar te inspireren, zich te ontwikkelen, elkaar te prikkelen en soms gewoon om lol met elkaar te hebben. Vervolgens gaan ze veelal thuis en soms fysiek op het hoofdkantoor verder met hun werk.’
Aangepaste kantoren
Al deze ontwikkelingen hebben natuurlijk gevolgen voor de inrichting van kantoren. Meer en meer komt de nadruk te liggen op het bieden van interactie- en ontmoetingsruimten. Ook zal meer rekening worden gehouden met de wensen van de medewerkers. Er zijn straks geen grote ruimtes meer met bureaus, maar juist comfortabele plekken om samen te werken. Informele lounges bieden de mogelijkheid ontspannen te brainstormen.
En er wordt ruimte gecreëerd om online te kunnen werken. Ruimtes die geschikt zijn om videovergaderingen te kunnen houden. Volgens Josi Oberstadt, sales manager Teams bij KPN, komt er een enorme behoefte aan ruimtes die geschikt zijn voor het houden van videovergaderingen in bijvoorbeeld Teams. ‘Veel kantoorpanden missen dergelijke zaaltjes. Ze hebben alleen maar een grote vergaderruimte, een kantoortuin en kleine kamers, maar niets daartussenin. Juist voor goed overleg in teams waarvan een deel op kantoor en de rest thuis zit, zijn dergelijke faciliteiten broodnodig.’
Bij het onherroepelijke herinrichten van het kantoor na de coronacrisis is het goed hier rekening te houden met de nieuwe ontwikkelingen en behoeftes van werknemers. Nieuwe behoeftes vragen om nieuwe werkplekken.
